Workflow de validation : 5 étapes pour simplifier votre processus

Votre entreprise B2B dispose d'un processus de workflow de validation, mais il semble avancer comme dans la mélasse. Votre système actuel est un patchwork d'outils déconnectés et de processus manuels. Les approbations prennent une éternité, la communication se rompt et les opportunités se perdent.
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Ça vous ressemble ?
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Heureusement, il existe une solution : une plateforme de commerce unifiée et rationalisée qui réunit chaque étape de votre workflow de validation sous un même toit.
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Cet article vous montrera comment transformer votre processus de validation maladroit en une machine bien huilée - économisant du temps, réduisant les erreurs et augmentant votre chiffre d'affaires.
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Vous manquez de temps ? Voici ce qu’il faut retenir : 

• Le workflow de validation est crucial pour les entreprises B2B afin d'assurer la précision et la conformité dans des transactions complexes.
• De nombreuses entreprises B2B luttent avec des systèmes cloisonnés et des processus d'approbation inefficaces.
• La mise en œuvre d'une approche de commerce unifié peut considérablement simplifier le workflow de validation.
• L'automatisation, des canaux de communication clairs et le suivi en temps réel sont essentiels pour améliorer l'efficacité.
• DJUST offre une solution complète qui intègre le workflow de validation avec la négociation des devis.
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Qu'est-ce que le workflow de validation ?

Le workflow de validation est le processus de révision et d'approbation systématique de différentes étapes d'une transaction ou d'une opération commerciale afin d'assurer l'exactitude, la conformité et le respect des politiques de l'entreprise.
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Dans le monde B2B, ce processus est particulièrement important en raison des enjeux élevés impliqués dans les transactions à grande échelle, notamment celles de produits de grande valeur ou personnalisés.
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Avantages pour le vendeur

Le workflow de validation bénéficie à la fois aux vendeurs et aux acheteurs. Pour l'entreprise/le vendeur, le workflow de validation permet de définir et d'appliquer des règles spécifiques pour l'achat. Un système de gestion des workflows permet de concevoir un processus de validation personnalisé pour votre boutique en ligne, simplifiant l'expérience du client.
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Par exemple, un détaillant de chaussures peut exiger que toutes les commandes soient approuvées par son équipe commerciale avant d'être traitées. Cette étape supplémentaire garantit que chaque commande répond aux normes de l'entreprise, qu'il y a suffisamment de stock, etc.
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Pour les entreprises B2B, en particulier celles traitant des produits coûteux ou personnalisés, le workflow de validation sert de garde-fou contre les erreurs coûteuses. Il s'assure que chaque aspect de la transaction est conforme aux objectifs de l'entreprise et aux exigences légales.
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Avantages pour l'acheteur

Le workflow de validation permet à vos clients de refléter la structure de leur entreprise au sein de votre boutique en ligne. Cela signifie qu'ils peuvent reproduire leur hiérarchie, leurs autorisations et leurs processus d'achat pour une expérience transparente.
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Par exemple, un acheteur junior dans une entreprise de détail prépare une liste de produits pour la saison à venir. Avant que la commande ne soit passée, elle doit être révisée et approuvée par un acheteur senior, comme ce serait le cas au sein de l'entreprise. Cela garantit que les achats sont conformes aux budgets et aux normes de qualité.
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Chaque étape du processus de workflow de validation est soigneusement vérifiée, souvent par plusieurs personnes. L'objectif est de minimiser les erreurs, de réduire les risques financiers et de maintenir la qualité tout au long de la transaction.
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Les problèmes rencontrés par de nombreuses marques B2B avec le workflow de validation

De nombreuses entreprises B2B se débattent avec des processus de workflow de validation inefficaces qui entravent leurs opérations et leur croissance. Voici quelques défis courants :
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• Systèmes cloisonnés : Les différents départements utilisent des outils distincts pour les approbations, ce qui entraîne des ruptures de communication.
• Processus manuels : La dépendance aux chaînes de courriels et aux feuilles de calcul pour suivre les approbations provoque des retards et des erreurs.
• Manque de visibilité : Les décideurs ont du mal à accéder à des informations en temps réel sur l'état des approbations.
• Procédures incohérentes : Absence de workflows de validation standardisés à travers l'organisation.
• Problèmes d'évolutivité : À mesure que le volume des transactions augmente, les processus existants deviennent submergés.
• Risques de conformité : Difficulté à maintenir des pistes d'audit et à assurer le respect des réglementations de l'industrie.
• Défis d'intégration : Les systèmes hérités ne s'intègrent pas bien avec toutes les plateformes modernes. Cependant, des solutions avancées comme DJUST sont conçues pour fonctionner sans problème avec l'infrastructure existante, transformant les données obsolètes en un format utilisable.
• Limitations mobiles : Le manque d'accès en déplacement pour les approbations ralentit le processus pour les cadres occupés.
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Ces problèmes sont particulièrement prononcés dans les industries confrontées à des changements rapides et à des chaînes d'approvisionnement complexes. Par exemple, les défis dans l'industrie de la mode incluent des tendances changeantes rapidement et des approvisionnements globaux complexes, tandis que les défis de l'industrie automobile impliquent des délais de livraison longs et des contrôles de qualité rigoureux.
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Conseil d'expert : Ne négligez pas le rôle crucial de votre catalogue d’e-commerce B2B dans le workflow de validation. Un logiciel de gestion de catalogue est essentiel pour gérer la complexité des offres B2B, qui incluent souvent des milliers d'unités de gestion des stocks (SKU) et des structures de prix complexes. Un logiciel solide garantit que les bons produits, prix et conditions sont présentés à chaque client lors de la validation du workflow. Cette précision aide à prévenir les erreurs de tarification, les retards d'approbation et les pertes potentielles de chiffre d'affaires.
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5 façons de simplifier votre workflow de validation

Pour surmonter ces défis et simplifier votre processus de workflow de validation, envisagez de mettre en œuvre ces cinq stratégies :
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1. Adoptez une approche de commerce unifié

La base d'un processus de workflow de validation efficace réside dans l'adoption d'une plateforme de commerce unifié. Cette approche intègre tous les aspects de vos opérations B2B, de la gestion de l'information produit au traitement des commandes, à la communication client et à la gestion des incidents, en un système cohérent.
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Avec une plateforme comme DJUST, vous pouvez créer un environnement harmonieux où le workflow de validation se déroule parallèlement à d'autres processus commerciaux critiques. Cela élimine le besoin de multiples transferts entre systèmes, réduisant ainsi les risques d'erreurs et de retards.
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Cette intégration répond aux besoins des vendeurs et des acheteurs. Les vendeurs peuvent mettre en œuvre des workflows de validation personnalisés dans le processus de validation, appliquer des politiques d'achat spécifiques sur tous les canaux de vente et garantir la cohérence de la validation des commandes, peu importe comment la commande est passée. Les acheteurs peuvent refléter leur structure organisationnelle dans votre boutique en ligne, reproduire leur hiérarchie interne dans le processus d'achat et vivre une expérience d'achat fluide conforme à leurs politiques internes.
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Contrairement aux configurations traditionnelles qui peuvent utiliser des systèmes distincts pour différentes fonctions, comme un système de gestion de l'information produit (PIM) B2B autonome, une plateforme de commerce unifié fait tout. Cette approche évite les pièges des solutions cloisonnées, où les incohérences de données et les défis d'intégration peuvent entraver une validation efficace des workflows.
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Une approche de commerce unifié répond également au défi de maintenir une expérience de panier d'achat B2B cohérente sur différents canaux et appareils. Dans le contexte de la validation des workflows, cela signifie que les mêmes règles et processus de validation sont appliqués de manière cohérente - qu'une commande soit initiée via un représentant commercial, un portail client ou une application mobile.
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Conseil d'expert : Lors du choix d'une solution de commerce unifié, recherchez-en une qui offre un accélérateur composable. Cette fonctionnalité vous permet de mettre en œuvre et de personnaliser rapidement votre processus de workflow de validation sans partir de zéro.
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2. Automatisez les workflows d'approbation

L'automatisation est essentielle pour accélérer votre processus de validation. En établissant des règles et des déclencheurs prédéfinis, vous pouvez acheminer les approbations vers les bonnes personnes au bon moment sans intervention manuelle.
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Par exemple, dans un B2B store, vous pouvez mettre en œuvre un workflow automatisé qui :
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• Signale les commandes au-dessus d'une certaine valeur pour une révision financière.
• Oriente les demandes de produits personnalisés vers l'équipe d'ingénierie.
• Déclenche l'approbation juridique pour les transactions avec de nouveaux clients.
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Ce niveau d'automatisation garantit la cohérence de votre processus de validation et réduit considérablement le temps de traitement.
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3. Mettez en œuvre le suivi en temps réel et les notifications

La visibilité est cruciale pour une validation efficace des workflows, alors mettez en place un système qui fournit un suivi en temps réel de chaque étape du processus d'approbation. Cette transparence permet à toutes les parties impliquées de voir l'état actuel d'une transaction et de repérer tout blocage.
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Le suivi en temps réel dans un portail client B2B devient encore plus puissant lorsqu'il est combiné avec l'analyse de données. En analysant les tendances de votre processus de validation des workflows, vous pouvez identifier les goulets d'étranglement récurrents, optimiser les seuils d'approbation et même prédire les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent. Cette approche proactive vous permet de raffiner et d'améliorer continuellement vos workflows de validation au fil du temps.
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4. Intégrez la validation avec la négociation des devis

Dans les transactions B2B, la tarification nécessite souvent une négociation. Vous pouvez simplifier ce processus en intégrant votre workflow de validation avec la gestion des devis.
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Par exemple, DJUST vous permet de :
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• Créer et modifier des devis dans la même plateforme utilisée pour la validation des commandes.
• Appliquer automatiquement les règles de tarification basées sur les volumes.
• Déclencher des workflows d'approbation pour les remises ou les conditions spéciales.
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Cette intégration garantit que tous les termes négociés sont correctement validés avant qu'une commande ne soit finalisée, réduisant ainsi le risque d'erreurs de tarification ou de remises non autorisées.
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5. Exploitez les capacités mobiles

La capacité d'approuver les transactions en déplacement est essentielle pour de nombreux clients professionnels. C'est pourquoi nous recommandons d'utiliser une plateforme d’e-commerce headless avec une interface mobile réactive pour la validation des workflows.
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Avec l'accès mobile, les décideurs peuvent :
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• Réviser et approuver les transactions de n'importe où.
• Accéder aux informations des pages de détail des produits pour prendre des décisions éclairées.
• Fournir des commentaires ou demander des informations supplémentaires sans délais.
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Cette flexibilité accélère le processus de validation et évite les retards causés par des approbateurs indisponibles.
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Conseil d'expert : Lors de la mise en œuvre des capacités mobiles, assurez-vous que votre logiciel de tarification s'intègre pleinement à votre interface mobile. Cela permettra aux approbateurs de consulter rapidement les informations tarifaires lors de la validation des transactions.
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En conclusion

simplifier le processus de workflow de validation est indispensable pour les entreprises B2B souhaitant rester performantes. En adoptant une approche de commerce unifié, en automatisant les approbations, en mettant en œuvre un suivi en temps réel, en intégrant la négociation des devis et en exploitant les capacités mobiles, vous pouvez considérablement améliorer votre efficacité opérationnelle.
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Rappelez-vous, l'objectif n'est pas seulement de valider les transactions, mais de le faire de manière à soutenir la croissance de votre entreprise et la satisfaction de vos clients. Avec des plateformes comme DJUST, vous disposez des outils nécessaires pour transformer votre workflow de validation en un avantage stratégique.